档案管理
当前位置:首页>学校管理 > 档案管理 >

档案管理操作程序

作者: 发布人: 来源: 上传时间:2009-12-17

恩施市中等职业技术学校档案管理操作程序

 

一、        档案库房管理操作程序

每次进库房前须检查库房门、锁、铁窗、室外电线、灭火器位置是否正常,进库房后工灯,检查库房内有无虫害,档案柜、档案有已受潮情况,天棚、面、地面有无渗水,室内灯具、电线是否正常,箱柜、地面有无灰尘,若发现上述情况应及时处理,情况严重者应报告管理领导,妥善解决。

库房内禁止吸烟,严禁携带明火进入库房,不得在库房内存放杂物及易爆物品。

出库房时须排好柜内档案,关闭柜门,关好窗,遮好窗帘,断开照明电源,将库房门钥匙带出库房后再锁好库房门,确认一切正常后,方可开库房。

二、        档案存取操作程序

取出库房内的档案应进行登记,使用后应注明使用效采,存放档案应与取出登记进行核对,不得放错位置。

三、        通风除湿操作程序

使用去湿机除湿时,每天下午1600应倒掉积水桶中的水,若桶中积水结冰,应化开倒掉,再将积水桶放置除湿机中规定位置。若使用自然除湿时,应在相对湿度40-60%,温度18-25摄氏度之间时进行开放所有门窗及柜门,开启时间为上行900到下午1600。阴、雾、雨天禁止自然除湿。

四、        除尘操作程序

档案库房内严禁用水冲洗,不得采用湿拖把,湿抹布除尘。若须除尘,应在晴燥天气,先将柜面用干抹布拂尘再将地面灰尘用吸尘器吸净或人工扫净。

五、        设备管理操作程序

去湿机、吸尘器、温湿度计、灭火器等设备都应保持清洁,不行有灰尘与油污,运转电器应时常更换轴承油,磨损件应及时配件,电源熔断器应与机器额定电流相符,不行采用铁、铜、铝丝代替熔断器。吸尘器使用后应切断电源,清吸尘袋,收回电线及软管,安放在预置位置。除湿机为常年运动转设备,应放置在库房正中,极大地发挥除湿功能。温湿度计应放置在有代表性的位置,且读数方便不易擦碰的墙面。灭火器应悬挂在库房门右边,伸手可得,以备应急。灭火器统一采用干粉灭火器,容量为3-8KG均可,每三至五年换一次。

六、        温湿度计操作程序

库房中采用直读式温湿度计,使用极其方便,每天上午900,下午1600两次读出仪器温度与湿度,分别记在记录薄上,日积月累便可得出全年中最佳与最差温湿度,以便使用机器或自然的方法进行降温除湿,有效地保护好档案,极大地延长档案的寿命。

操作人员应热爱本职工作,努力熟悉掌握操作程序,不断总结经验,撰写编辑科学有效实用方便的程序,使档案管理工作不断与其他业务工作同步发展,更好地为教学生产服务。

 

 

 

 

 

恩施市中等职业技术学校

00九年九月二十日